CMS Evaluation und Auswahlkriterien
Welche Bedürfnisse und Funktionalitäten soll ein modernes CMS erfüllen? Ein modernes CMS überzeugt durch Flexibilität, Sicherheit und Effizienz.
Inhaltsverzeichnis
TL;DR – Das Wichtigste in Kürze
- Ein CMS ist kein Selbstzweck: Der Erfolg hängt nicht nur vom Tool ab, sondern vom Zusammenspiel zwischen Technologie, Organisation, Agentur und Content.
- Zentrale Bedürfnisse:
- Corporate Identity: Einheitliches Design, konsistente Markenkommunikation.
- Redaktion & SEO: Intuitive Bedienung, strukturierte Daten (Schema.org, JSON-LD), effiziente Workflows.
- Compliance: DSG/DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Nachvollziehbarkeit, hohe Verfügbarkeit.
- Marketing & Vertrieb: Integration mit CRM-, Newsletter- und Analytics-Systemen.
- Technische Basis: Modularität, Stabilität und Erweiterbarkeit – mit klaren Strukturen, Bundles, CI-konformen Layouts und SSO-Anbindungen (z. B. Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta).
- Organisation & Prozesse: Ein CMS lebt von klar definierten Rollen, interdisziplinärer Zusammenarbeit und kontinuierlichem Wissenstransfer zwischen Kund*innen und Agentur.
- Praxis & Umsetzung: Ressourcen sind begrenzt – deshalb empfiehlt sich ein phasenorientiertes Vorgehen mit klaren Prioritäten und realistischem Scope. Checklisten und strukturierte Planung helfen, Anforderungen sauber zu erfassen.
- Fazit: Ein modernes CMS muss flexibel, sicher und skalierbar sein – aber erst das harmonische Zusammenspiel von Team, System und Organisation macht es zum echten Motor der digitalen Kommunikation.
Einleitung und Kontext
Eine der häufigsten Fragen, die uns gestellt wird, lautet: Welches Content-Management-System (CMS) empfehlt ihr? Die Erwartung dabei ist klar – man sucht ein Tool, mit dem sich moderne Websites effizient aufbauen und betreiben lassen, das möglichst alle Anforderungen abdeckt, die man im Hinterkopf hat, oder die in Zukunft am Horizont erscheinen werden. Dies Vorweg: Wir sind Digital Marketing Engineers und keine Wahrsager. Entsprechend fokussieren wir uns an dieser stelle auf die beeinflussbaren Faktoren.
Ein CMS allein ist selten die ganze Lösung, denn: «A fool with a tool is still a fool». Entscheidend ist das Zusammenspiel von Technologie, Agentur und Content. Trotzdem lohnt sich ein genauer Blick darauf, welche Bedürfnisse ein modernes CMS heute erfüllen sollte. Nicht nur aus Sicht der Nutzer*innen, die eine Website besuchen, sondern auch intern: für Redaktionen, Marketing, Technik, Recht und Organisation.
Ein Content-Management-System ist schliesslich weit mehr als ein Werkzeug zur Inhaltspflege. Es bildet die Grundlage für effiziente Prozesse, sauberes Arbeiten, konsistente Markenkommunikation und eine erfolgreiche digitale Vermarktung.
Was muss ein CMS heute wirklich können, um den steigenden Ansprüchen von Nutzer*innen, Redaktionen und Organisationen gerecht zu werden?
Bedürfnisse aus Sicht der Nutzer*innen und Organisation
Ein modernes CMS muss unterschiedliche Perspektiven und Aufgaben vereinen. Innerhalb einer Organisation arbeiten verschiedene Stakeholder mit ganz eigenen Anforderungen und Erwartungen an das System – von Corporate Identity über Redaktion bis hin zu Compliance und Vertrieb.
Corporate Identity und Markenführung
Für das Corporate-Identity-Team steht die konsistente Markenkommunikation im Vordergrund. Das CMS muss sicherstellen, dass Designrichtlinien, Bildwelten, Typografie und Sprache einheitlich umgesetzt werden. Vorlagen, Komponenten und Styleguides helfen, das Erscheinungsbild über alle Seiten und Sprachen hinweg zu wahren – unabhängig davon, wer Inhalte erstellt.
Redaktion, Content-Erstellung und SEO
Die Redaktion braucht ein System, das den Arbeitsalltag vereinfacht. Inhalte sollen intuitiv erstellt, strukturiert und wiederverwendet werden können. Dazu gehören übersichtliche Eingabemasken, Vorschaufunktionen, Mehrsprachigkeit und eine einfache Medienverwaltung. Ein modernes CMS unterstützt kollaboratives Arbeiten, klare Workflows und Freigabeprozesse, damit Content effizient und fehlerfrei publiziert werden kann.
Compliance, Datenschutz und Governance
Je nach Branche spielt auch die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben eine zentrale Rolle. Dazu gehören Datenschutzrichtlinien (z. B. DSG, DSGVO), aber auch spezifische Anforderungen wie Börsenkommunikation, Dokumentationspflichten oder Archivierung. Ein CMS muss garantieren, dass Informationen termingerecht veröffentlicht, nachverfolgt und versioniert werden können – und dass die Website jederzeit verfügbar ist.
Marketing, CRM und Vertrieb
Für Marketing- und Sales-Teams wird das CMS zur Daten- und Integrationsplattform. Inhalte sollen sich mit CRM-, Newsletter- oder Analytics-Systemen verknüpfen lassen, um Nutzerinteraktionen gezielt auszuwerten und personalisierte Kampagnen zu ermöglichen. Schnittstellen und Automatisierungen erleichtern die Übergabe von Leads und schaffen eine konsistente Customer Journey über alle Kanäle hinweg.
E chli Wärbig
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Technische Funktionalität
Ein modernes CMS muss heute mehr können als Inhalte speichern und darstellen. Es muss die technischen Grundlagen schaffen, um Marken konsistent zu führen, redaktionelle Abläufe zu vereinfachen, Compliance zu sichern und Marketing-Aktivitäten intelligent zu vernetzen.
Als Drupal-Agentur haben wir über die Jahre herausgearbeitet, wie sich diese Anforderungen technisch abbilden lassen – mit klaren Strukturen, sinnvollen Freiheitsgraden und einem hohen Anspruch an Stabilität und Erweiterbarkeit.
Corporate Identity und Markenführung
Ein CMS muss Freiraum bieten – aber in kontrolliertem Mass. Zu viel gestalterische Freiheit führt zu Inkonsistenz, zu wenig schränkt die redaktionelle Arbeit ein.
Wir haben auf Drupal ein Layout-System erstellt, welches eine stabile Designgrundlage vorgibt und dennoch variabel anpassbar bleibt. Komponenten, Typografie und Farben orientieren sich am Corporate Design, während flexible Inhaltselemente (z. B. Teaser, Hero-Image, USP-Elemente, Angebots-Layout, Bundles etc.) verschiedene Darstellungsformen ermöglichen – stets CD/CI-konform. So bleibt die Marke über alle Seiten, Sprachen und Devices hinweg konsistent.
Redaktion und Content-Erstellung
Für Redaktionen ist Effizienz zentral. Drupal bietet eine modulare Struktur mit sogenannten Bundles, also wieder verwendbaren Inhaltstypen wie Seiten, News, Referenzen, Niederlassungen, Angeboten, etc.
Diese sind logisch miteinander verknüpft und zentral verwaltbar – Inhalte können mehrfach genutzt, gefiltert oder sprachübergreifend synchronisiert werden.
Beispiel: Wenn ein Teammitglied wechselt oder eine Person mehreren Standorten zugeordnet ist, lässt sich die Anpassung in wenigen Klicks systemweit vornehmen – auch über Hunderte Seiten hinweg. Das spart Zeit, minimiert Fehlerquellen und ermöglicht eine saubere Datenhaltung.
Compliance, Datenschutz und Governance
Datenschutz und Governance sind längst integraler Bestandteil jeder CMS-Architektur.
Drupal erlaubt es, Datenerhebung und Tracking DSG- und DSGVO-konform zu gestalten – etwa durch selektive Datenfreigaben, Consent-Management-Integrationen oder serverseitige Datenverarbeitung.
Für regulierte Branchen oder börsenkotierte Unternehmen ist zudem die Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit entscheidend. Über skalierbare Hosting-Lösungen lassen sich Uptime-Werte von bis zu 99,9% erreichen, inklusive Versionskontrolle, Audit-Trails und Logging.
Compliance ist auch ein Thema in der Benutzerverwaltung. Hier gibt es Single-Sign-On Lösungen, welches über ein zentrales Verzeichnis (Microsoft Entra ID, Microsoft 365 / Office Login, Google Workspace / GSuite, Okta, Auth0 oder Keycloak, o.ä.) die Aktivierung und Zugriffsrechte von Mitarbeitenden regeln.
Marketing, CRM und Vertrieb
Ein modernes CMS muss sich nahtlos in Marketing- und CRM-Systeme einfügen.
Drupal bietet dafür Schnittstellen zu gängigen Tools wie Salesforce oder Mautic und unterstützt Marketing-Automation sowie Lead-Tracking direkt aus dem System.
So lassen sich Inhalte gezielt personalisieren, Downloads oder Ratgeberseiten hinter Formularen bereitstellen und Leads automatisch in CRM-Pipelines überführen.
Der Vorteil: Marketing und Vertrieb arbeiten datenbasiert und effizient – ohne Medienbrüche.
SEO
Meta-Titel, Meta-Beschreibungen und Open-Graph-Texte werden direkt im Backend erfasst. Darüber hinaus sind Schema.org-Auszeichnungen in den relevanten Inhaltstypen standardmässig hinterlegt – beispielsweise für Artikel, Organisationen, Produkte oder Events. Diese strukturierten Daten sorgen dafür, dass Inhalte als Rich Snippets in der Google-Suche erscheinen und besser verstanden werden.
Über konfigurierbare, individuelle Views und Übersichten lässt sich zudem nachvollziehen, welche Seiten bereits optimiert sind und wo noch Handlungsbedarf besteht. Dadurch behalten SEO-Verantwortliche stets den Überblick über den Optimierungsstand.
Das System ist so aufgebaut, dass sich weitere Standards – etwa JSON-LD-Erweiterungen, hreflang-Tags oder alternative Schema-Attribute – jederzeit ergänzen lassen. Damit bildet Drupal die technische Basis für eine saubere Informationsarchitektur, die sowohl Benutzerfreundlichkeit als auch Sichtbarkeit in Suchmaschinen fördert.
Das Zusammenspiel aus strukturierten Daten, modularen Content-Hubs und wiederverwendbaren Komponenten ist dabei kein Zufall, sondern Teil eines SEO-by-Design-Ansatzes, den wir konsequent im Drupal ICMS verfolgen.
Künstliche Intelligenz (Ausblick)
Künstliche Intelligenz wird ein zentraler Bestandteil zukünftiger CMS-Generationen sein – für automatisierte Übersetzungen, semantische Inhaltsverknüpfungen oder die Generierung von Content-Vorschlägen.
Da dieses Thema jedoch eine eigene Komplexität mitbringt, behandeln wir es in einem separaten Abschnitt ausführlicher.
Organisatorische Anforderungen
Ein Content-Management-System funktioniert nur so gut wie das Zusammenspiel der beteiligten Menschen und Organisationen. Es ist kein statisches Tool, das einmal installiert und dann sich selbst überlassen wird, sondern Teil eines dynamischen Ökosystems aus Prozessen, Rollen und Kompetenzen.
Zusammenspiel von Kund*innen, Agentur und System
Ein erfolgreiches CMS-Projekt entsteht nicht im Alleingang. Es braucht die enge Zusammenarbeit zwischen Kund*innen, Agentur und Systemumgebung.
Während das CMS die technische Basis bildet, entscheidet die Organisation darüber, wie das System genutzt, gepflegt und weiterentwickelt wird. Nur wenn Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege klar definiert sind, kann das System sein Potenzial entfalten.
Interdisziplinäre Zusammenarbeit
Ein modernes CMS-Projekt vereint mehrere Disziplinen: Entwicklung, Design, UX, Redaktion, Marketing und Compliance.
Diese Bereiche müssen miteinander verbunden bleiben – von der Konzeptionsphase bis zum Betrieb. Das System sollte daher so gestaltet sein, dass Inhalte, Module und Designs kontinuierlich weiterentwickelt werden können, ohne den Betrieb zu stören. Ein CMS lebt und entwickelt sich – mit neuen Inhalten, Kampagnen und Anforderungen.
Wissenstransfer und Rollenverständnis
Ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor ist der Wissenstransfer.
Ein CMS kann noch so leistungsfähig sein – wenn Wissen und Kompetenzen nicht geteilt werden, entstehen Abhängigkeiten. Hier braucht es klare Rollen:
- Die Agentur bringt technisches Know-how, Best Practices und Support.
- Das Kundenteam verantwortet Inhalte, Qualität und interne Abläufe.
- Gemeinsame Schulungen und Dokumentationen sichern nachhaltige Nutzung und Unabhängigkeit.
Make-or-Buy-Entscheide
Nicht jede Aufgabe muss intern gelöst werden. Gerade bei Spezialthemen wie Suchmaschinenoptimierung, Performance-Optimierung oder komplexer Integration lohnt sich Outsourcing an erfahrene Partner*innen.
Gleichzeitig sollte die Organisation befähigt werden, redaktionelle Arbeiten selbständig auszuführen – für mehr Geschwindigkeit, Flexibilität und Eigenständigkeit.
Content-Migration und Betrieb
Der Aufbau oder Wechsel eines CMS ist oft mit erheblichem Aufwand bei der Content-Migration verbunden. Alte Inhalte müssen überprüft, bereinigt und neu strukturiert werden. Dieser Prozess ist anspruchsvoll, aber entscheidend für Qualität und Auffindbarkeit.
Ein modernes CMS unterstützt diese Arbeit mit Import-Tools, Übersichtslisten und Medienverwaltung, doch letztlich bleibt es ein gemeinsames Projekt zwischen Technik und Redaktion.
In der Praxis
In der Theorie klingt ein CMS-Projekt oft einfach: Bedürfnisse definieren, System wählen, Inhalte migrieren – fertig.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass Zeit, Budget und Ressourcen begrenzt sind – sowohl auf Agentur- als auch auf Kundenseite. Diese Faktoren bestimmen wesentlich, wie weit ein Projekt in einem ersten Schritt umgesetzt werden kann und wo Prioritäten gesetzt werden müssen.
Realistische Rahmenbedingungen
Jedes CMS-Projekt bewegt sich innerhalb eines klaren Rahmens: Budget, Zeit und verfügbare personelle Ressourcen. Diese Grenzen sind normal – entscheidend ist, wie man damit umgeht.
Aus Erfahrung wissen wir, dass es selten sinnvoll ist, alles auf einmal umzusetzen. Besser ist es, das Projekt in klare Phasen zu unterteilen, um strategisch und kontrolliert vorzugehen.
Phasenorientiertes Vorgehen
Zu Beginn steht die strategische Klärung: Was soll das CMS langfristig ermöglichen? Welche Ziele sollen erreicht werden – organisatorisch, redaktionell, technisch oder marketingseitig?
Darauf folgt die Funktionalitätsdefinition: Welche konkreten Features sind erforderlich, um diese Ziele zu unterstützen? Und welche können in einer späteren Ausbaustufe folgen?
Diese Struktur hilft, Entscheidungen fundiert zu treffen und Projekte mit überschaubarem Aufwand schrittweise zu entwickeln.
Fazit und Handlungsempfehlung
Am Ende läuft alles auf eine zentrale Frage hinaus: Was soll das CMS leisten – und für wen?
Die Bedürfnisse an ein Content-Management-System sind so vielfältig wie die Menschen, die damit arbeiten. Deshalb ist es entscheidend, früh zu klären, welche Stakeholder beteiligt sind, welche Ziele sie verfolgen und welche Funktionalitäten sie dafür brauchen.
Ein modernes CMS muss Redaktionen effizient unterstützen, Marken konsistent halten, Daten sicher verwalten und Marketingprozesse intelligent vernetzen. Doch selbst das beste System funktioniert nur dann zuverlässig, wenn die Organisation dahinter bereit ist: mit klaren Rollen, ausreichenden Ressourcen und einer gemeinsamen Vision.
Ebenso wichtig ist die gegenseitige Aktualität – auf Kundenseite in Bezug auf Prozesse und Inhalte, auf Agenturseite in Bezug auf Technik, Trends und Standards.
In der Praxis zeigt sich dann, wie gut das Zusammenspiel wirklich funktioniert – ob die gesetzten Ziele realistisch waren und ob der Scope des Projekts richtig gewählt wurde.
Darum gilt: Nicht nur die Anforderungen an das CMS müssen klar sein, sondern auch die Symbiose zwischen Team, System und Organisation. Wenn dieses Zusammenspiel funktioniert, wird das CMS zum echten Motor der digitalen Kommunikation.
